Para manter a cultura Lean, após a aquisição das três unidades de radioterapia, em 2013, o Instituto de Oncologia do Vale, remodelou seu processo de gestão. O modelo vertical do Grupo IOV, onde a gerente de enfermagem era responsável exclusivamente pela sala de quimioterapia, a gerente de farmácia era responsável somente pela farmácia, e assim sucessivamente, foi extinto e um novo formato passou a ser adotado.

“Quando nós crescemos, precisamos manter o sistema de gestão Lean na instituição, que era focado na segurança do paciente. A forma como fazíamos não era sustentável com a aquisição das novas unidades, então surgiu a necessidade de criarmos este novo modelo com os Site Managers e Value Stream Managers”, afirma a gerente Lean Office Stela Maris.

Com a mudança, a estrutura do IOV passou a contar com um diretor executivo, abaixo dele são quatro Site Managers e o Lean Office. O Site Manager de São José é responsável pelas unidades joseenses, o mesmo acontece com o Site Manager de Taubaté, ele é responsável pelas unidades da cidade. Eles são responsáveis por tudo que se relaciona com assistência. O Site Manager do Corpo Clínico é responsável por todos os médicos do grupo IOV. O Site Manager do Centro de Serviços Compartilhados é responsável por todo fluxo não-assistencial (financeiro, faturamento, logística, recursos humanos, segurança e saúde ocupacional, jurídico, controladoria, manutenção predial, comunicação e marketing e tecnologia da informação). O Lean Office desenvolve e presta todo o suporte às unidades, sobre o conceito da filosofia Lean.

Além da figura do Site Manager, o IOV também conta com os VSM’s (Value Stream Managers), que estão presents em  cada  unidade.  “O VSM é responsável pelo paciente desde a sua entrada até a saída. Então independente se ele está em consulta médica, enfermaria  ou  recepção, o VSM o observa e está atento  as  necessidades do cuidado.Também contamos com o VSM de ambiente, responsável pela organização do trabalho  e  padronização dos processos. A área de equipamentos, manutenção e estrutura predial também conta com um VSM que é responsável por todas as etapas e processos destas áreas”, conta a gerente Lean Office.

O papel do VSM é se atentar ao paciente em todas as etapas do processo com foco na segurança. Ele pode negociar em todas as etapas do processo, com  autonomia, para direcionar e alinhar o fluxo assistencial. A pessoa quefica acima desse processo, analisando as três unidades e fazendo conexões entre elas é o Site Manager.

ATENDIMENTO MAIS ÁGIL

Com essas mudanças foram criadas diversas linhas dedicadas aos pacientes. “Na operação temos uma linha dedicada ao paciente de sala rápida, que são aqueles que fazem quimioterapia de curta duração e que não passam pelo fluxo geral; criamos também uma linha dedicada aos pacientes de medicação via oral, que antes precisavam passar por todas as etapas de um processo tradicional. Tanto a existência do Site Manager quanto do VSM nos permitiu analisar o fluxo integrado e com isso criar essas propostas”, explica Stela Maris.

Segundo a gerente Lean Office, na sala rápida de São José dos Campos houve um ganho de tempo de 50%para o paciente. Já em medicação oral este ganho foi para 80%. “Além disso, também tivemos aumento nos índices de segurança e satisfação do paciente”, afirma.